Metodología
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Lanzamiento público del proceso de planificación
Objetivos
Comunicar el inicio del proceso de planificación urbana a toda la comunidad, invitando al público a comprometerse y participar activamente. Se pretende compartir con la sociedad civil la intención del equipo del proyecto y del gobierno local.
Resultados
Presentación del proyecto.
Herramientas
Descripción
La sesión de presentación es el primer acto principal de la estrategia de comunicación. El equipo presenta el objetivo principal del proceso de planificación urbana, los resultados esperados, el plan de trabajo y los próximos pasos del proceso. También se presenta al público el consejo directivo, el consejo consultivo y el equipo del proyecto. El acto de lanzamiento público puede ser una oportunidad para crear alianzas con otros actores implicados y movilizar cualquier recurso humano o financiero que falte y que sea útil para el proyecto.
Una vez presentado el proyecto, podría promoverse un debate abierto para recoger ideas y preocupaciones del público. Esto puede dar lugar a la inclusión de otros actores implicados en los consejos o a la elaboración de nuevas actividades participativas. Los comentarios y sugerencias del público deben tenerse en cuenta, especialmente si plantean algún reto u oportunidad potencial para el proyecto. Esto demuestra la intención de desarrollar un proceso de planificación inclusivo que parta de las necesidades de la comunidad.
Es importante recalcar que dentro de los marcos normativos de planificación de cada país puede existir un procedimiento oficial para dar inicio formal a los procesos de planificación, por lo que se deberá de revisar en la normativa correspondiente. El objetivo de esta actividad es asegurar que dicho proceso de planificación pueda ser divulgado a la comunidad en general, y así motivar su participación e involucramiento en las etapas del proceso.
Al finalizar esta sesión es importante que el equipo genere una base de datos de los participantes interesados en recibir información sobre las siguientes convocatorias y eventos que se estaran llevando acabo durante las diferentes fases del plan. Tambien será importante que el equipo proporcione un correo electronico o punto de contacto con quienes las personas pueden abocarse para cualquier duda o consulta respecto al status del proceso de planificación.
Pasos
- Programar la sesión y reservar un lugar adecuado para albergar a toda la comunidad H7 Lista de chequeo del taller.
- Comunicar el evento con antelación y a través de diferentes canales y medios de comunicación, establecidos en la Estrategia de comunicación (Actividad 9).
- Preparar una breve presentación del proyecto utilizando un lenguaje claro y sencillo.
- Registrar a las personas participantes para crear una agenda de correos para futuras comunicaciones.
- Designar a una persona para que presente el proyecto y modere la sesión (involucrar a los consejos directivo y consultivo).
- Promover las preguntas e intervenciones, estimulando el diálogo.
- Tomar notas de los puntos clave del debate y capturar imágenes de la sesión, para la posterior elaboración de informes.
- Antes de cerrar la sesión, recuerda a las personas participantes las siguientes citas y comparte los canales de comunicación oficiales. Pasar una lista de registro para crear una base de datos de quienes están interesados en recibir información sobre el proceso del plan, actividades y resultados.